個人情報の開示手続きに関する留意点について
1. 個人情報開示等のご請求の対象となる保有個人データの特定について
当社に対し開示を請求いただくにあたっては、対象となる保有個人データを特定いただきますようお願いいたします。
なお、以下に該当する個人情報は、開示等の対象としておりませんのでご注意ください。
a.「保有個人データ」に該当しないもの
・ 当社が業務を受託しているに過ぎす、そのデータについて当社に開示等の権限がないもの
b. 個人情報保護法第25条1項の定めにより開示等の対象としないもの
・ 開示等することで、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるもの
・ 開示等することで、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるもの
・ 開示等することが他の法令に抵触するあるいはそのおそれのあるもの
c. その他、法令等にさだめるもの等
【開示請求の場合】
「個人情報の利用目的」に掲げる保有個人データの中から、開示請求する保有個人データを特定していただきますようお願いいたします。
【訂正・利用停止・利用目的の通知の場合】
当社が利用させていただいております内容・状況等をご参考に保有個人データを特定していただきますようお願いいたします。
※ 当社からのメールや郵便物等によるご連絡などの時期、具体的な内容等をお知らせくださいますようお願いいたします。
2. 個人情報開示等のご請求先およびお問い合わせ先
開示等をご請求される場合は、以下の窓口にお問い合わせください。
〒101-0047
東京都千代田区内神田2-16-11 内神田渋谷ビル10階
インガルス株式会社 総務部 個人情報問合せ係
TEL：(03)6715-0651 (受付時間 10:00～17:00※)
※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
3. 個人情報開示等のご請求に際してご提出いただく申請書類(様式)等
お客様が開示等のご請求を行う場合は、当社より郵送させていただきます各申請書類に所定の事項をご記入し、お客様ご本人の署名押印のうえ、本人確認のための書類を同封し、上記2の当社お問い合わせ窓口宛、ご郵送ください。
【当社所定の申請書】
・ 保有個人データ開示等請求書
※申請書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。
【本人確認のための書類】
以下のいずれか１点のコピーを同封してください。なお、いずれもお客様ご本人のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。
・ 運転免許証
・ パスポート
・ 健康保険の被保険者証
・ その他本人確認できる公的書類
※本籍地が記載されている証明書の場合は、お手数ですが、「本籍地」部分は紙を貼るなどして隠してからコピーをおとりくださいますようお願い致します。
※ご提出いただきました申請書類等(本人確認書類を含む)は、書類の記載等に不備がある等、再度のご提出をお願いする場合以外はご返却いたしませんのでので、あらかじめご了承ください。
4. 代理人による開示等のご請求の場合
開示等のご請求をする方が、代理人である場合には、上記3の申請書類等のほか以下の書面をご提出(ご同封)ください。
なお、代理人による請求については、お客様ご本人に電話等により連絡をとらせていただく場合があります。
【法定代理人の場合】
・ 未成年者の法定代理人の場合は法定代理権があることを確認するための書類として、本人の戸籍抄本
・ 成年被後見人の場合は後見開始審判書等、法定代理人の資格を証明する書面
【委任による代理人の場合】
・ お客様本人からの委任状
・ 代理人本人であることを確認するための書類(上記3の本人確認書類と同様)
5. 手数料
保有個人データの開示手続きの区分には、開示・訂正・停止・削除の4種類があります。
そのうち、訂正、停止、および削除については手数料をいただきません。
登録情報の開示請求に対する回答時の手数料は情報主体にてご負担いただきます。
当社指定の開示請求書に必要事項を記入し、500円分の郵便定額小為替を同封し、簡易書留郵便でご送付ください。
6. 申請書類等の不備について
請求書類に必要事項の未記入、誤植または不鮮明な箇所等があった場合、その他 記載の不備により手続きができない場合は、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡させていただきます。
なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、請求がなかったものとして対応させていただきますので、あらかじめご了承ください。
また、本人確認資料が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどにより本人確認ができない場合は、その旨当社からご連絡申し上げたうえで、ご提出いただいた書面等一式をご返却いたします。
お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。
7. 回答書面の交付について
回答方法(個人情報の開示及び利用目的の通知)につきましては、申請書類にご記入いただいたご住所宛に簡易書留にて回答書面を郵送致します。
対応期間につきましては、お客様からの申請書類を受領後少なくとも2週間のお時間をいただきます。
申請書類等に不備があった場合、当社業務上の事情等がある場合には、それ以上の期間をいただく場合がございますので、あらかじめご了承ください。
なお、郵便事故や未着等が発生した場合は、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。
8. 保有個人データの不開示について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。
なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
・ 開示請求いただいた個人情報が保有個人データに該当しない場合
・ 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合
・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・ ご提出いただいた申請書類に不備があった場合(不備があり、こちらからご連絡しても再度のご提出いただけなかった場合も含みます)
・ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 他の法令に抵触するあるいはそのおそれのある場合
9. 個人情報の開示等のご請求に関して取得する個人情報の利用目的について
請求に伴いご提出いただいた申請書類等(本人確認書類を含む)におけるお客様の個人情報は、開示等のご請求への対応に必要な範囲内でのみ取り扱います。
ご提出いただいた本人確認書類は、請求に対する回答が終了した後、遅滞なく適切な方法で破棄させていただきます。